ÄR ”INFORMATIONSÖVERFLÖDET” NÅGOT POSITIVT FÖR FÖRETAGETS STYRNING?
I dagens
affärsklimat har ett företag tillgång till en ofantlig mängd information om sin marknad och verksamhet i
sitt ekonomisystem, via nätet och via andra kund- eller leverantörspecifika system. Något som var en utopi för tio år sedan. Många chefer/ekonomer/företagare
”drunknar” i det överflöd av information som kan genereras och spottas fram via interna och externa informationskällor och
det råder tveksamhet om det alltid är av vikt att använda sig av all den information som
kan genereras samt i vilken omfattning. Mina erfarenheter är att hellre ha tillgång till för mycket information än för lite. Däremot ställs det andra krav än tidigare på ledningen och controllers vad gäller användningen och utnyttjandet av all information vid styrningen av verksamheten.
Vi behöver
vara mer uppmärksamma på och mer selektiva vad gäller vilken information som är
av relevans vid en uppföljning av verksamheten anser jag, samt vilken
information som kan leda verksamheten framåt mot högre tillväxt och lönsamhet.
Ett sätt som kan underlätta vid en uppföljning och analys av ett företags
verksamhet eller affärsområden etc. är att använda sig av en trattmodell där man
först och främst tar reda på vilket syfte genomlysningen har, dvs vilken typ av
frågeställning företagsledningen söker svar på innan man börjar informationsinsamlingen. Sedan bestämmer man sig för att på förhand använda sig av ett visst bestämt antal tillförlitliga informationskällor.
Det tredje steget är att försöka isolera vilken typ av frågeställning det rör sig om: Är det en marknadsfråga? En finansiell fråga?
En personalfråga? Eller är det hela
verksamheten som skall analyseras och styras? Även om vissa saker hänger ihop
så kan det i många fall vara fördelaktigt att begränsa sig i informationsflödet för
att öka sannolikheten för att uppföljning skall ge
svar på vår frågeställning samt generera värde för verksamheten.
Skall man
följa upp och ta reda på vilka produkter/tjänster som genererar mest vinst är
det fördelaktigt att på djupet enbart analysera de produkter som genererar vinst
över huvudtaget och inte genomföra en allomfattande uppföljning av hela
produktsortimentet (trots att det kanske är enbart 20 procent av sortimentet
som genererar vinst).
Här syftar
jag naturligtvis inte på den återkommande boksluts- och budgetanalysen/uppföljningen
där det är både nödvändigt och livsviktigt att studera hela företagets verksamhet
och följa upp avvikelser så att man kan parera rätt inför framtiden.
Informationsöverflödet
i företagets styrning är en realitet och på många sätt något positivt. Vi behöver
bara lära oss att tygla den och använda den till vår fördel så att den gynnar
affärsverksamheten!
Jättebra inlägg! Många gånger översköljs man av all ekonomisk information man har tillgång till och vet inte riktigt var man skall börja. Tack!
SvaraRaderaSom ansvarig får jag ofta en mängd information som jag egentligen inte har efterfrågat. Det gör att mitt beslut rörande verksamheten blir än mer komplicerat, då det inte alltid är lätt att sålla bland all info. Det tar dessutom mer tid. Tack för att du tar upp frågan Alexander, jag har funderat på den själv länge.
SvaraRaderaInte lätt alltid att begränsa sig! Ofta upptäcker jag när några dagar har gått efter påbörjad analys att hälften av informationen hade räckt för att besvara mina och mina medarbetares frågeställningar. Men det går framåt.Tack för inlägget!
SvaraRaderaTåls att tänka på, det är inte alltid så lätt att veta var man skall söka i första hand. Det blir att man söker vitt och brett tills man hamnar något sånär på rätt plats i all infon. Men jag tackar för ett intressant inlägg som kan få mig att tänka till nästa gång jag efterfrågar en uppföljning/analys i min verksamhet.
SvaraRaderaDet är svårt det där, ibland vet man inte riktigt vad man är ute efter. Man vet att något inte funkar men inte vad och då är det enklast att efterfråga en uppföljning av hela affärsområdet hos våra controllers. Kanske inte så optimalt alltid, men jag tar till mig det du skriver för det låter som ett sunt förfarande. Tack, ser fram emot nästa inlägg.
SvaraRaderaHej, tack för ditt inlägg Alexander. Vi hade problem för några år sedan i min organisation vad gäller tiden som gick åt till att ta fram information och sedan göra en uppföljning. Det var inte optimalt kan jag avslöja. Numera får jag färdiga informationspaket med olika innehåll med på förhand bestämt datum och omfattning. På detta sätt har vi lyckats få bättre kontroll och styrning av verksamheten, men jag kan ju berätta att det inte har varit lätt att få igång och tillämpa nya "informationsrutiner", men det har varit värt besväret.
SvaraRadera