8 SAKER ATT TÄNKA PÅ NÄR DU FÖLJER UPP DIN VERKSAMHET

Att utvärdera en verksamhets prestation har aldrig varit lättare om man betänker tillgången på information och affärsprogram som företagen har tillgång till i dagens affärsklimat.

 

Men den stora mängd affärsdata som en ekonomi- eller en marknadsavdelning har tillgång till, i form av nyckeltal/KPI:s/metrics kan också bli en börda då det är svårt att hålla reda på alla nyckeltal man följer och omvandla dessa till insikter som kan stötta och lyfta en verksamhet. Det är lätt hänt att man följer upp och utvärderar nyckeltalen rutinmässigt utan att utnyttja dess potential. Att utnyttja möjligheterna med visualisering av nyckeltalen genom att använda dashboards underlättar en del, men eliminerar inte problematiken. Det finns dock några viktiga frågor som man kan ställa sig innan man tar fram information från ekonomisystemet eller webbanalysverktygen, för att beräkna nyckeltal som utvärderas på kontinuerlig basis. Dessa är följande:

· Vilka nyckeltal/KPI:s ger svar på företagets eller avdelningens måluppfyllelse?
· Är nyckeltalen anpassade efter företagets bransch och situation?
· Är nyckeltalen som tas fram relevanta?
· Är dessa nyckeltal visualiserbara och kommunicerbara?
· Vilka skall ta del av nyckeltalen och är dessa individer införstådda med vad dessa
  nyckeltal innebär?
· Med vilken periodicitet skall dessa nyckeltal följas upp och utvärderas och kommuniceras?
· Är alla nyckeltal man utvärderar verkligen viktiga och nödvändiga för att berörda       personer/ledningen skall kunna fatta beslut, eller räcker det med ett mindre antal?
· Vem har ansvaret för uppföljning, utvärdering och utveckling av nyckeltalen?

Ovanstående frågor är naturligtvis inte helt uttömande, men räcker lång väg för att undvika de farligaste fallgroparna och skapa en kultur där redovisnings- och marknadsnyckeltal tas fram och används kontinuerligt och proaktivt för att få fram insikter och föra företaget framåt.

ÄR ”INFORMATIONSÖVERFLÖDET” NÅGOT POSITIVT FÖR FÖRETAGETS STYRNING?

I dagens affärsklimat har ett företag tillgång till en ofantlig mängd information om sin marknad och verksamhet i sitt ekonomisystem, via nätet och via andra kund- eller leverantörspecifika system. Något som var en utopi för tio år sedan. Många chefer/ekonomer/företagare ”drunknar” i det överflöd av information som kan genereras och spottas fram via interna och externa informationskällor och det råder tveksamhet om det alltid är av vikt att använda sig av all den information som kan genereras samt i vilken omfattning.

 
Mina erfarenheter är att hellre ha tillgång till för mycket information än för lite. Däremot ställs det andra krav än tidigare på ledningen och controllers vad gäller användningen och utnyttjandet av all information vid styrningen av verksamheten.

Vi behöver vara mer uppmärksamma på och mer selektiva vad gäller vilken information som är av relevans vid en uppföljning av verksamheten anser jag, samt vilken information som kan leda verksamheten framåt mot högre tillväxt och lönsamhet.

Ett sätt som kan underlätta vid en uppföljning och analys av ett företags verksamhet eller affärsområden etc. är att använda sig av en trattmodell där man först och främst tar reda på vilket syfte genomlysningen har, dvs vilken typ av frågeställning företagsledningen söker svar på innan man börjar informationsinsamlingen. Sedan bestämmer man sig för att på förhand använda sig av ett visst bestämt antal tillförlitliga informationskällor.

Det tredje steget är att försöka isolera vilken typ av frågeställning det rör sig om: Är det en marknadsfråga? En finansiell fråga? En personalfråga?  Eller är det hela verksamheten som skall analyseras och styras? Även om vissa saker hänger ihop så kan det i många fall vara fördelaktigt att begränsa sig i informationsflödet för att öka sannolikheten för att uppföljning skall ge svar på vår frågeställning samt generera värde för verksamheten.

Skall man följa upp och ta reda på vilka produkter/tjänster som genererar mest vinst är det fördelaktigt att på djupet enbart analysera de produkter som genererar vinst över huvudtaget och inte genomföra en allomfattande uppföljning av hela produktsortimentet (trots att det kanske är enbart 20 procent av sortimentet som genererar vinst).

Här syftar jag naturligtvis inte på den återkommande boksluts- och budgetanalysen/uppföljningen där det är både nödvändigt och livsviktigt att studera hela företagets verksamhet och följa upp avvikelser så att man kan parera rätt inför framtiden. 

Informationsöverflödet i företagets styrning är en realitet och på många sätt något positivt. Vi behöver bara lära oss att tygla den och använda den till vår fördel så att den gynnar affärsverksamheten!